Quali documenti servono a un acquirente di materie prime in eccesso

Un acquirente decide a distanza. Non vede la merce, vede i Suoi documenti. Ogni indicazione che manca genera una domanda, e ogni domanda costa giorni – con vita residua breve, giorni che valgono denaro. Ogni incertezza che rimane viene scontata nel prezzo: un acquirente che non sa che cosa riceve calcola sull'ipotesi peggiore.

Poi c'è la responsabilità. Con il rilevamento l'acquirente diventa operatore del settore alimentare per questa merce e deve garantirne la rintracciabilità (artt. 17 e 18 del regolamento (CE) n. 178/2002). Merce senza origine e indicazione del lotto non può cederla legalmente – e quindi nemmeno comprarla. Documenti completi non sono dunque solo un argomento di prezzo, ma la condizione perché un affare si concluda.

La scheda tecnica descrive che cosa la merce deve essere: denominazione e descrizione, composizione e ingredienti, parametri chimico-fisici con valori nominali e tolleranze, requisiti microbiologici, caratteristiche sensoriali, imballaggio, condizioni di conservazione e durabilità. Ne fanno parte gli allergeni secondo l'allegato II del regolamento (UE) n. 1169/2011, lo status OGM ai sensi dei regolamenti (CE) n. 1829/2003 e n. 1830/2003 e l'origine.

Per la merce fuori specifica la scheda tecnica è particolarmente importante, perché mostra lo stato nominale da cui il lotto si discosta. Nomini lo scostamento in modo concreto: quale parametro, di quanto, dimostrato da quale analisi. Un lotto con uno scostamento chiaramente indicato si valuta subito; un lotto con indicazioni vaghe genera domande.

Se non ha una scheda tecnica propria, perché la merce proviene da un fornitore a monte, basta la sua. Se manca anche quella, aiutano etichetta, elenco degli ingredienti e le indicazioni del documento di trasporto – l'acquirente ha bisogno dei parametri, non della Sua ricetta.

Il certificato di analisi documenta che cosa la merce è effettivamente: i valori reali del lotto concreto, non i valori tipici del prodotto. Un CoA utilizzabile ha un riferimento al lotto, una data, il laboratorio e i parametri esaminati. Per la merce con TMC superato un'analisi eseguita dopo la scadenza conta più di qualsiasi certificato precedente.

Quali altre analisi siano rilevanti dipende dal prodotto: microbiologia per polveri e miscele secche, micotossine per prodotti a base di cereali, frutta a guscio e frutta secca, metalli pesanti e residui di pesticidi a seconda di origine e materia prima, valori di ossidazione per oli e grassi, umidità per tutto ciò che è igroscopico. Presenti ciò che è disponibile. Ciò che manca non deve essere recuperato – l'acquirente decide se far analizzare un campione.

Produttore e stabilimento, data di produzione, numero di lotto per pallet o confezione, TMC per lotto e quantità per lotto: sono le indicazioni con cui l'acquirente può proseguire senza interruzioni la rintracciabilità ai sensi dell'art. 18 del regolamento (CE) n. 178/2002. Se la merce proviene da un fornitore a monte, anche questo passaggio ne fa parte. Per l'esportazione è inoltre rilevante il paese di origine.

Due indicazioni vengono spesso dimenticate e sempre richieste: la conferma che la merce non è oggetto di un richiamo o di un blocco da parte delle autorità, e il motivo del ritiro dal canale – TMC, fuori specifica, etichetta errata, sovrapproduzione, annullamento d'ordine. Entrambe vanno in ogni offerta. Se la merce entra nella produzione di mangimi, si aggiunge l'indicazione se la cede Lei stesso come mangime (allora con numero di registrazione come operatore del settore dei mangimi) o come alimento all'acquirente registrato.

Origine e riservatezza non si escludono. Per la valutazione bastano i parametri del prodotto, la struttura dei lotti e l'indicazione che l'origine è documentata; il nome del produttore viene rivelato nel contratto di vendita, non nella richiesta. Nei confronti dell'acquirente finale la Sua identità resta protetta se un commerciante compra la merce in proprio e la rivende.

Le foto sostituiscono il sopralluogo: confezione, etichetta con lotto e TMC leggibili, pallet, posto di stoccaggio – e onestamente anche il danno, se c'è. La foto di un imballaggio esterno strappato risparmia un reclamo dopo la consegna.

Un campione è utile quando la carta non basta: per scostamenti sensoriali, per merce oltre il TMC, in assenza di analisi. Prelevi il campione in modo rappresentativo da più confezioni, lo etichetti con lotto e data e ne dimensioni la quantità in modo che siano possibili esame sensoriale e analisi. Conservi un campione di riferimento.

La campionatura non è diffidenza, ma la via normale quando un lotto non può essere valutato completamente dai documenti. L'acquirente vede prima dell'acquisto esattamente ciò che riceve, e le caratteristiche possono essere riferite al campione nel contratto. Tutela entrambe le parti.

Non ogni documento è una condizione. Questa panoramica mostra che cosa un acquirente deve necessariamente avere e che cosa può essere sostituito:

Se questi punti sono nella Sua richiesta, un acquirente può valutare senza domande: